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viernes, 21 de octubre de 2011

Herramientas de comunicación interna y en crisis.

Siguiendo el hilo de los anteriores post en cuanto a comunicación vamos a continuar hablando de ésta de manera interna y en momentos de crisis, asi como de las herramientas de las que disponemos para su gestión.
De esta manera resolvemos algunas cuestiones planteadas en los comentarios.

Herramientas de Comunicación Interna.

Las herramientas más utilizadas en la gestión de la comunicación interna son:
  •  Manual de bienvenida: consiste en crear una ambientación a un nuevo miembro en la organización.
  •  Revista interna
  •  Publicaciones segmentadas
  •  Boletines electrónicos
  • Canal comunicación corporativo o intranet
  • Cartas, circulares, memos, actas y otros documentos
  • Correo electrónico
  • Intranet, portal del empleado
  • SMS: envío de mensajes de texto a móviles corporativos para comunicar noticias de máxima relevancia.
  • Buzón de comunicaciones: sugerencias, comentarios, quejas o peticiones de información.
  • Tablones, folletos, posters, cartelería, merchandising…
  • Sistema de iniciativas o programas específicos
  • Reuniones con dirigentes, desayunos con el dirigente y los profesionales de las distintas áreas de la organización.
  • Evaluaciones, encuestas de actitud…
  • Eventos internos: aniversarios e inauguraciones, convenciones, fiesta de navidad, fiesta de fin de año…
  • Videoconferencias

En este sentido necesitamos poder evaluar el nivel de efectividad y lo podremos hacer a través de: número de correos leídos, sugerencias recibidas, reuniones realizadas…

Herramientas de Comunicación en Crisis.

La comunicación de crisis también cuenta con herramientas específicas para su gestión:
  • Auditoria de riesgos: Identificar los factores tanto internos como externos que pueden provocar un riesgo.
  • Plan de crisis: Una vez identificados los posibles riesgos a los que podría tener que enfrentarse la organización, se elaboran los planes para hacerles frente. Aunque los manuales no pueden dar respuesta a todas las contingencias que pueden surgir en una crisis, son útiles porque contribuyen a tener asentadas las primeras horas de la crisis. Así mismo, si se identifican también los posibles escenarios de la crisis, se puede elaborar una guía de actuación en cada caso.
  • Simulacro de crisis: Normalmente suele haber un par de observadores en la sala para ver cómo trabajan y gente fuera que envía inputs de información (ej. Soy el subdelegado del gobierno y no me ha llamado nadie aún)
Objetivos del simulacro:

- Poner en práctica los manuales a través de estos ejercicios para que los ejecutivos interioricen los procedimientos y sepan como actuar en una crisis
- Detectar los errores para corregirlos
  • Comité de crisis: Lo ha de integrar los más idóneos para afrontar la situación de acuerdo a la naturaleza de la crisis. Inicialmente se compondrá por un comité que lo gestionará hasta el final a los que se les unirán especialistas y/o consultores afines a la naturaleza en cuestión de la crisis.
Entre los miembro comunes se podrían mencionar: Director general, Jefe de seguridad, Director de Comunicaciones, Director de RRHH….

Es importante no olvidarnos de nombrar un portavoz de la empresa que será el único miembro autorizado para hacer declaraciones oficiales de la empresa (y así evitaremos dar lugar a errores y contradicciones)
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Espero que esto responda a cuestiones planteadas y no dudeis en plantear cualquier cuestión más y tema a tratar :)

Este artículo se ha elaborado usando como referencia las siguientes fuentes. Si quieres ampliar información en ellas la tendrás.

Fuentes:
-Manuales para PYMES: Elaborar un plan de Comunicación, Bic Galicia
-Marketing preventivo: La comunicación de crisis en la empresa, A. GONZALEZ HERRERO, BOSCH, S.A., 1998

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